Planen Sie etwa fünf Minuten ein: Beantworten Sie 24 kurze Fragen mit Ja, Teilweise oder Nein und erhalten Sie direkt Ihre Readiness-Einschätzung.
Prüfen Sie jetzt Ihren gesamten E-Rechnungsworkflow.
E-Rechnung Diagnose
Bewerten Sie Ihren E-Rechnungsworkflow
Beantworten Sie die 24 Prüfpunkte online. Direkt auf der Seite sehen Sie eine Kurzzusammenfassung; den vollständigen Bericht mit allen Lücken und nächsten Schritten können Sie sich per E-Mail senden lassen.
01
Geltungsbereich
1
Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind nach Kundengruppe, Land und Rechnungstyp eingeordnet.
2
Kundengruppen, Länder, Rechnungstypen und Ausnahmen sind dokumentiert.
3
B2B, B2G, Ausland und Sonderfälle sind getrennt bewertet.
02
Formatentscheidung
4
XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, Peppol oder Sonderformate werden nach klaren Regeln entschieden.
5
Empfängeranforderungen und Austauschwege sind je Rechnungstyp geklärt.
6
Es gibt eine dokumentierte Formatregel statt Einzelfallwissen.
03
Stammdaten
7
Kunde, Steuerlogik, Leistungszeitraum, Referenzen und Zahlungsdaten sind vollständig.
8
Pflichtfelder und Datenowner sind sichtbar.
9
Für fehlende oder widersprüchliche Angaben gibt es einen Korrekturweg.
04
Erzeugung
10
Die E-Rechnung entsteht aus strukturierten Quelldaten.
11
Mapping, Testdateien und Validierung sind dokumentiert.
12
Nachkonvertierung aus PDF ist klar begrenzt oder ausgeschlossen.
05
Empfang
13
Eingehende E-Rechnungen haben definierte und überwachte Eingangskanäle.
14
XML- oder Hybrid-Rechnungen können lesbar gemacht und zugeordnet werden.
15
Dublettenlogik, Status und Verantwortlichkeit sind definiert.
06
Validierung
16
Syntax, Pflichtfelder, Profil und Geschäftsregeln werden geprüft.
17
Vor Freigabe oder Buchung gibt es eine fachliche Plausibilitätsprüfung.
18
Fehler, Ablehnung und Korrektur haben eine klare Entscheidungsverantwortung.
07
Archivierung
19
Originaldatei, Sichtbeleg, Anhänge und Prüfstatus bleiben gemeinsam nachvollziehbar.
20
Version, Zugriff und Aufbewahrungspfad sind geklärt.
21
Der Prozess kann später ohne Einzelpersonen rekonstruiert werden.
08
Übergabe
22
Rechnung, Belege, Status und Kommentar erreichen die Buchhaltung als Paket.
23
Kontierung, Steuerlogik und Monatsabschlussfähigkeit haben einen Owner.
24
Internes Accounting oder Steuerberatung erhält ein klares Monatsabschluss-Paket.
E-Rechnung Workflow-Checkliste
PDF-Guide als Begleitung zum Online-Check
PDF-Checkliste mit 24 Prüfpunkten für Formate, Stammdaten, Validierung, Archiv und Buchhaltungsübergabe.
- 24 Prüfpunkte für den internen Workflow-Review
- Scoring-Logik, Nachweispaket und Maßnahmenplan
- passt zum Online-Check für Format, Validierung, Archiv und Übergabe
Barrierefreie Beschreibung und Daten
Die Infografik ordnet den E-Rechnung Check als Workflow-Landkarte: operative Quellen speisen Formatentscheidung, Freigabe, Versand und Tracking; Buchhaltung und Länderprüfung werden als Kontrollpunkte sichtbar.
Die acht Prüffelder im E-Rechnung Check
Bewerten Sie nicht nur, ob ein System XML ausgeben kann. Entscheidend ist, ob der Prozess vor und nach der Rechnung belastbar ist.
| Prüffeld | Leitfrage | Typisches Risiko |
|---|---|---|
| Pflicht und Empfänger | Welche Kunden, Lieferanten und Fälle sind betroffen? | Falsches Format oder unnötige Sonderprozesse. |
| Formatentscheidung | Wann passt XRechnung, wann ZUGFeRD oder ein Peppol-Profil? | Rechnung ist technisch lesbar, aber für Empfänger oder Workflow ungeeignet. |
| Stammdaten | Sind Kunde, Steuerlogik, Leistungszeitraum und Referenzen strukturiert vorhanden? | Konvertierung scheitert oder erzeugt fachlich falsche Daten. |
| Erzeugung | Entsteht die E-Rechnung aus strukturierten Quelldaten und dokumentiertem Mapping? | Nachkonvertierung aus PDF wird zur Fehlerquelle statt zur Ausnahme. |
| Empfang | Können Eingangsrechnungen erkannt, gelesen, zugeordnet und überwacht werden? | E-Rechnungen kommen an, werden aber operativ nicht zuverlässig verarbeitet. |
| Validierung | Wer prüft Syntax, Pflichtfelder, Business Rules und Lesbarkeit? | Fehler fallen erst beim Empfänger oder in der Buchhaltung auf. |
| Archivierung | Bleibt die strukturierte Originaldatei nachvollziehbar erhalten? | Nur die Sicht-PDF wird abgelegt, die relevante XML-Struktur fehlt. |
| Buchhaltungsübergabe | Wie gelangen Rechnung, Anhänge, Belege und Status in den Monatsabschluss? | E-Rechnung funktioniert technisch, aber der Monatsprozess bleibt manuell. |
Vom Check zum umsetzbaren Zielbild
Ausgangslage klären
Rechnungstypen, Kundenstruktur, vorhandene Software, Exportwege und Verantwortlichkeiten erfassen.
Formatpfad entscheiden
XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931, Peppol oder Auslandsformate nach Empfänger und Prozess trennen.
Lücken priorisieren
Stammdaten, Validierung, Freigaben, Archivierung und Buchhaltungsübergabe nach Risiko und Aufwand ordnen.
Umsetzungspfad wählen
Je nach Reifegrad reichen Checkliste, kurzer Implementierungssprint oder ein wiederkehrender Workflow-Pilot.
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Regulatorische Einordnung
Die fachliche Grundlage ist die deutsche E-Rechnungspflicht für viele inländische B2B-Umsätze ab 2025 sowie die europäische Norm EN 16931. Diese Seite ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Detailfragen sollten Unternehmen die aktuellen Hinweise des Bundesfinanzministeriums, die Normunterlagen und ihren steuerlichen Berater prüfen.
